2023_GR_00138 - 1.855.36_1.842.78 - Goedkeuring aangepast retributiereglement jeugdkampen, workshops en uitstappen

Afgelopen zomervakantie werd er opnieuw een grondige evaluatie van het vakantieaanbod in al zijn aspecten uitgevoerd (organisatorisch, inhoudelijk, begeleiding, administratie) door teams Sport en Jeugd en Buitenschoolse Kinderopvang/Speelplein. De evaluatie wordt jaarlijks uitgevoerd om de huidige werking steeds meer te verbeteren en af te stemmen op de noden die er zijn, zowel voor de klanten/inwoners als op de noden van de betrokken teams om de werkbaarheid te bewaken.

Aantal effectieve deelnemers aan dit zomeraanbod:

• inschrijvingen sportkampen (meerdaagse/weekformule): 2.088 deelnemers
• inschrijvingen jeugdkampen (meerdaagse/weekformule): 233 deelnemers
• inschrijvingen workshops en uitstappen (dag of halve dagformule): 610 deelnemers
• inschrijvingen speelplein (daginschrijvingen): 6.718 deelnemers.

Uit de evaluatie blijkt dat de administratieve afhandeling van inschrijvingen, meer bepaald de annulaties, een enorme werkbelasting met zich meebrengen die moet terug gedrongen worden om de haalbaarheid van de huidige administratieve omkadering van het vakantieaanbod te blijven waarborgen. Algemeen zijn er enorm veel annulaties: meer dan 25% van de oorspronkelijke inschrijvingen werden geannuleerd. Dat percentage moet teruggedrongen worden, want dat zorgt ervoor dat de druk bij de start van de inschrijvingen 25% groter is dan effectief nodig blijkt. Hierdoor stijgt de inschrijvingskoorts bij ouders onnodig.

Bijkomend zet elke annulatie een hele administratieve flow in gang: deelnemers op de wachtlijst moeten gecontacteerd worden in de volgorde van de wachtlijst. Wanneer mensen niet onmiddellijk bereikbaar zijn, gaat er heel wat tijd over en stropt het systeem op. Daarbij moet rekening gehouden worden met de regelingen rond broers en zussen die ook voorrang krijgen of een plaats moeten krijgen. Nieuwe facturen moeten opgemaakt worden en mogelijk andere gecrediteerd worden ...

Enkele bijkomende vaststellingen:

• zeer veel dubbele inschrijvingen: ouders schrijven hun kinderen vaak zowel in voor de kampen als voor speelplein voor eenzelfde periode om zeker te zijn van een plaats, en eventueel later nog een keuze te maken. Dit betekent dat er sowieso annulaties uit volgen
• er zijn vaak grote wachtlijsten ondanks het uitgebreide aanbod. Dat heeft tot gevolg dat het team met elke annulatie aan de slag gaat om daarvoor een nieuwe inschrijving mogelijk te maken. Die ambitie vraagt zeer veel van het team op het moment dat ook de meeste collega's hun zomervakantie met het gezin plannen, en de bezetting omgevormd wordt tot een minimale bezetting
• los van de annulaties stellen we een behoorlijk groot afwezigheidspercentage vast van mensen die ingeschreven én betaald hebben:
  1. speelplein: 13%
  2. kampen: 6%
  3. workshops en uitstappen: 3%.

Een aangepast annulatiebeleid dringt zich op om de werkbaarheid te garanderen, én om meer mensen de kans te bieden om zich in te schrijven bij aanvang van de inschrijvingen.

Teams Sport en Jeugd en Buitenschoolse Kinderopvang/Speelplein gingen samen aan de slag om tot een aangepast voorstel te komen. Daarbij werden verschillende pistes bekeken, en werd ook inspiratie gehaald bij andere gemeenten met een gelijkaardige werking. Op basis van die gesprekken en input werkten ze samen onderstaand voorstel uit van aangepaste annulatievoorwaarden dat reeds principieel goedgekeurd werd op 31 januari 2023.

Klanten kunnen mits het respecteren van onderstaande afspraken, kosteloos annuleren en hun reeds betaalde deelnamegelden volledig terug krijgen:

• voor de activiteiten in de zomervakantie betekent dat de annulatie schriftelijk moet gebeuren uiterlijk de voorlaatste zondag voor de start van de maand waarin de activiteit plaatsvindt
• voor de activiteiten in de andere schoolvakanties betekent dat de annulatie schriftelijk moet gebeuren uiterlijk acht dagen voor de start van de schoolvakantie waarin de activiteit plaatsvindt.

/