2023_RVB_AGB_00012 - 1.855.36_1.842.78 - Aangepast retributiereglement sportkampen + delegatie tarieven kampen categorie 2

Afgelopen zomervakantie werd er opnieuw een grondige evaluatie van het vakantieaanbod in al zijn aspecten uitgevoerd (organisatorisch, inhoudelijk, begeleiding, administratie) door teams Sport en Jeugd en BKO/Speelplein. Deze evaluatie wordt jaarlijks uitgevoerd, en dit om de huidige werking steeds meer te verbeteren en af te stemmen op de noden die er zijn, zowel voor de klanten/inwoners als op de noden van de betrokken teams om de werkbaarheid te bewaken.

Aantal effectieve deelnemers aan dit zomeraanbod:

• inschrijvingen sportkampen (meerdaagse/weekformule): 2.088 deelnemers
• inschrijvingen jeugdkampen (meerdaagse/weekformule): 233 deelnemers
• inschrijvingen workshops en uitstappen (dag of halve dagformule): 610 deelnemers
• inschrijvingen speelplein (daginschrijvingen): 6.718 deelnemers

Uit de evaluatie blijkt dat de administratieve afhandeling van inschrijvingen, meer bepaald de annulaties, een enorme werkbelasting met zich meebrengen die moet terug gedrongen worden om de haalbaarheid van de huidige administratieve omkadering van het vakantieaanbod te blijven waarborgen. Algemeen zijn er enorm veel annulaties: meer dan 25% van de oorspronkelijke inschrijvingen werden geannuleerd. Dat percentage moet teruggedrongen worden, want dit zorgt ervoor dat de druk bij de start van de inschrijvingen 25% groter is dan effectief nodig blijkt. Hierdoor stijgt de inschrijvingskoorts bij ouders onnodig.

Bijkomend zet elke annulatie een hele administratieve flow in gang: deelnemers op de wachtlijst moeten gecontacteerd worden in de volgorde van de wachtlijst. Wanneer mensen niet onmiddellijk bereikbaar zijn, gaat er heel wat tijd over en stropt het systeem op. Daarbij moet rekening gehouden worden met de regelingen rond broers en zussen die ook voorrang krijgen of een plaats moeten krijgen. Nieuwe facturen moeten opgemaakt worden en mogelijk andere gecrediteerd worden ....

Enkele bijkomende vaststellingen: 

• Zeer veel dubbele inschrijvingen: ouders schrijven hun kinderen vaak zowel in voor de kampen als voor speelplein voor eenzelfde periode om zeker te zijn van een plaats, en eventueel later nog een keuze te maken. Dit betekent dat er sowieso annulaties uit volgen.
• Er zijn vaak grote wachtlijsten ondanks het uitgebreide aanbod. Dat heeft tot gevolg dat het team met elke annulatie aan de slag gaat om daarvoor een nieuwe inschrijving mogelijk te maken. Die ambitie vraagt zeer veel van het team op het moment dat ook de meeste collega's hun zomervakantie met het gezin plannen, en de bezetting omgevormd wordt tot een minimale bezetting.
• Los van de annulaties stellen we een behoorlijk groot afwezigheidspercentage vast van mensen die ingeschreven én betaald hebben. 
  1. speelplein: 13%
  2. kampen: 6%
  3. workshops en uitstappen: 3%

Een aangepast annulatiebeleid dringt zich op om de werkbaarheid te garanderen, én om meer mensen de kans te bieden om zich in te schrijven bij aanvang van de inschrijvingen. 

Teams Sport en Jeugd én Buitenschoolse Kinderopvang en Speelplein gingen samen aan de slag om tot een aangepast voorstel te komen.

Daarbij werden verschillende pistes bekeken, en werd ook inspiratie gehaald bij andere gemeenten met een gelijkaardige werking. 

Op basis van die gesprekken en input werkten ze samen onderstaand voorstel uit van aangepaste annulatievoorwaarden. Het college keurde dit reeds principieel goed op 31 januari 2023. Dit moest nog verder verwerkt worden in het retributiereglement zelf.

Klanten kunnen mits het respecteren van onderstaande afspraken, kosteloos annuleren en hun reeds betaalde deelnamegelden van de sportkampen volledig terug krijgen: 

• Voor de activiteiten in de zomervakantie betekent dit dat de annulatie schriftelijk moet gebeuren, uiterlijk de voorlaatste zondag voor de start van de maand waarin de activiteit plaatsvindt.
• Voor de activiteiten in de andere schoolvakanties betekent dit dat de annulatie schriftelijk moet gebeuren uiterlijk 8 dagen voor de start van de schoolvakantie waarin de activiteit plaatsvindt.

Er wordt hier met 2 regelingen gewerkt, omdat de aanloop naar de zomer en de kleine vakanties helemaal anders verloopt. 

Deze algemene formulering zal in communicatie naar de ouders en deelnemers steeds omgezet worden in concrete data, zodat het allemaal begrijpbaar en leesbaar blijft.

Bijkomend wordt ook de betalingstermijn voor de deelname aan de zomeractiviteiten verlengd van 15 kalenderdagen naar 30 kalenderdagen.

Dit geeft de ouders, die voor een zomervakantie vaak voor meerdere activiteiten inschrijven, meer tijd om de facturen te betalen. 

In andere schoolvakanties stelt zich deze vraag nagenoeg niet én worden de inschrijvingen ook pas 3 weken voor aanvang geopend, waardoor de termijn van 15 kalenderdagen moet behouden blijven.

/