Lokale besturen beseffen meer dan ooit hoe belangrijk het is om burgers te betrekken en beroep te doen op hun knowhow en expertise. Door meer te luisteren naar burgers wordt het gemakkelijker om hun behoeften, wensen en zorgen te begrijpen en hierop in te spelen. Het Heistse bestuur zet daarom sterk in op het verlenen van meer inspraak, het versterken van relaties tussen burgers onderling en op het faciliteren van burgerparticipatie. In dat kader werd ook al van start gegaan met het buurtnetwerk Hoplr en met het participatieplatform 'Heistdenktmee', waar burgers gemakkelijk hun stem kunnen laten horen.
In 2023 is het lokale bestuur ook van start gegaan met een traject samen met de adviesraden en -commissies, om te kijken op welke manier hun huidige werking en samenstelling meer gedynamiseerd en geüniformeerd kan worden. Lokaal Bestuur Heist-op-den-Berg heeft zich tijdens dit traject laten bijstaan door Coaster Consulting.
Volgende zaken werden meegenomen om te komen tot een nieuw kader:
Op basis van deze analyse werd een voorstel uitgewerkt met als doel om enerzijds de adviesraden te dynamiseren en te versterken, anderzijds om te komen tot een basisreglement met een aantal uniforme afspraken die gelden voor alle adviesraden. Dit om duidelijke verwachtingen te scheppen en om te komen tot een meer efficiënte werking.
Dit eerste voorstel werd ondertussen aangepast op basis van feedback verkregen uit:
Het definitieve voorstel is toegevoegd als bijlage (powerpoint + uitgeschreven voorstel met meer omkadering + basisreglement).
Daarnaast zijn ook alle feedbackvoorstellen van de adviesraden toegevoegd, 15 in totaal (de welzijnsraad heeft geen feedbackvoorstel ingediend).
De adviesraden: aantal en naamgeving:
Op basis van de verkregen feedback is het voorstel om volgende adviesraden te behouden,15 in totaal:
Om te voorkomen dat de focus van adviesraden zou verengen en enkel de aanwezige stemmen zouden worden gehoord, waardoor bepaalde essentiële perspectieven worden gemist, moet elke adviesraad kunnen aantonen dat het verleende advies voldoende onderbouwd en representatief is. De adviesraden moeten de nodige inspanningen leveren om verschillende meningen en invalshoeken mee op te nemen in hun advies. Dit kan door het inzetten van allerlei participatiemiddelen.
Daarnaast wordt er een ruimere opdracht bepaald voor sommige adviesraden:
Het voorstel is ook om niet meer te spreken van adviescommissies, maar deze ook te benoemen als adviesraden:
De huidige welzijnsraad is op dit moment geen adviesraad. Het is een netwerkplatform waar vooral organisaties samenkomen om informatie uit te wisselen, elkaar en elkaars werking te leren kennen, te netwerken, … Daarnaast is er de vraag vanuit de eerstelijnszone of de Heistse welzijnsraad niet kan worden uitgebreid naar de twee andere gemeenten die deel uitmaken van ELZ Bonstato zijnde Putte en Bonheiden. Het voorstel zou dan ook zijn om de welzijnsraad om te vormen naar een regionaal (niveau ELZ Bonstato) welzijnsplatform. Vanuit dit platform kunnen er signalen worden gegeven rond welzijn in brede zin, zowel naar de eerstelijnszone, als naar de lokale besturen.
De huidige adviesraad verkeer wordt omgevormd naar de adviesraad mobiliteit en openbare werken. De huidige adviesraad verkeer is geen adviesraad in de strikte zin, aangezien de raad op dit moment enkel bestaat uit vertegenwoordigers van de politieke fracties en uit deskundigen vanuit de gemeentelijke administratie. Bij de samenstelling van de adviesraad mobiliteit en openbare werken zal er oog moeten zijn voor een ruimere samenstelling (bijvoorbeeld vertegenwoordigers uit andere adviesraden, vertegenwoordigers uit de scholen, …).
Bij de adviesraad Noord-Zuid is het verkrijgen van subsidies voor de 4de pijlerorganisaties op dit moment gelinkt aan een verplichte aanwezigheid op de adviesraad. Naar analogie met andere adviesraden is het voorstel om ook hier af te stappen van verplichte aanwezigheid gelinkt aan subsidies. Dit vanuit het idee dat men moet deelnemen aan een adviesraad uit interesse en engagement en niet vanuit een verplichting.
De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om in de toekomst nieuwe adviesraden op te richten indien deze noodzaak zich stelt.
Werkingskader adviesraden:
Basisreglement:
Het basisreglement is de basis, een uniform uitgangspunt dat voor alle adviesraden geldt.
Het basisreglement behandelt volgende zaken:
Alle adviesraden krijgen één jaar de tijd (vanaf de nieuwe samenstelling) om hun huidige statuten en reglementen af te toetsen met het nieuwe basisreglement. Adviesraden kunnen steeds de hulp inroepen van de deskundige participatie om de vergelijking samen met hen te doen.
Voor adviesraden met een wettelijk verplicht kader zoals Gecoro, LOK en de adviesraad Jeugd is het steeds mogelijk dat er afwijkingen op het basisreglement van toepassing zijn. Het decretaal wetgevend kader is hier steeds het leidend principe.
Hoofddoel:
Het geven van een (niet - bindend) advies op vraag van het college, de gemeenteraad of op eigen initiatief.
Als richtlijn wordt hier een termijn van 6 weken voorgesteld. Het is belangrijk dat de adviesraden komen tot een gedragen advies. De frequentie van samenkomen verschilt van adviesraad tot adviesraad en sommige vragen zijn complex en vragen meer onderzoekwerk waardoor de termijn van 6 weken in sommige gevallen ontoereikend kan zijn. Vandaar dat de termijn ook wordt gezien als een richtlijn, er kan steeds van afgeweken worden in onderling overleg. Belangrijk is wel dat er steeds duidelijke afspraken worden gemaakt over de termijn waarbinnen een advies verwacht wordt.
Belangrijk is dat het hoofddoel van elke adviesraad het verlenen van een advies is. Binnen elke adviesraad moet er wel nog steeds ruimte zijn om te netwerken en om uit te wisselen, maar de nadruk ligt op het verlenen van gedragen advies over thema's die tot de eigen adviesraad behoren, hetzij op vraag van het lokale bestuur, hetzij op eigen initiatief op basis van signalen die men binnen de eigen adviesraad opvangt. Daarnaast kan elke adviesraad ook werkgroepen oprichten voor het organiseren van allerlei activiteiten en evenementen.
Kader samenstelling:
Wie kan er deel uitmaken van een adviesraad:
Als een bepaalde doelgroep niet aan tafel zit, moet de adviesraad bekijken hoe deze expertise, dit perspectief toch meegenomen kan worden. Dit kan door het inzetten van allerlei vormen van participatie. Elke adviesraad kan hiervoor het advies inroepen van de deskundige participatie.
Profielen en rollen binnen de adviesraad:
Het uitgangspunt is dat elke adviesraad het engagement moet hebben om zoveel mogelijk zelf te doen, om zelf het eigenaarschap op te nemen. Er wordt hier ingezet op een geleidelijke evolutie en niet op een te bruuske overgang. De adviesraad draait immers op het engagement van vrijwilligers. Het engagement en de competenties van de leden van de adviesraad gaan mee bepalen in welke mate de adviesraad volledig eigenaarschap kan opnemen en welke ondersteuning er precies nodig is vanuit de gemeentelijke administratie. Daarnaast wordt er ook ingezet op het vergroten van vaardigheden bij de leden door het aanbieden van opleiding en intervisie. De rol van de administratief medewerker zal verschuiven van uitvoerder naar ondersteuner. Belangrijk is ook dat de medewerkers geen opdrachten kunnen krijgen vanuit de adviesraden zelf.
Het lokale bestuur gaat ook jaarlijks de inzet van de eigen administratief medewerkers monitoren om de tijdsinzet, alsook het soort ondersteuning transparant in kaart te brengen. Deze resultaten zullen worden besproken op het overleg met de medewerkers en de voorzitters. De stuurgroep neemt hier samen met de deskundige participatie een coördinerende en bemiddelende rol op.
De duur van het engagement van de leden van de adviesraden wordt van 6 naar minstens 3 jaar gebracht. Leden mogen uiteraard de volledige duur van 6 jaar uitdoen. Ook kunnen leden, om welke reden dan ook, vroeger de adviesraad verlaten.
Rollen binnen de adviesraad:
De voorzitter:
De secretaris:
De medewerker vanuit de gemeentelijke administratie:
Leden van de adviesraad:
Elke adviesraad heeft heel wat vrijheid met betrekking tot:
Budgetten:
De budgetten blijven ongewijzigd. Het onderzoeken van de budgetten maakte geen deel uit van de scope van het traject uniformiseren en dynamiseren van de adviesraden. De mogelijkheid bestaat dat dit in een later traject verder wordt bekeken.
Ondersteuning van de adviesraden:
Er wordt ingezet op een goede ondersteuning van alle adviesraden. De deskundige participatie zal hierbij een coördinerende rol opnemen.
De deskundige participatie:
Vormen van ondersteuning:
/
De gemeenteraad besluit akkoord te gaan met het voorstel rond de samenstelling en werking van de adviesraden zoals toegevoegd als bijlage.
De gemeenteraad besluit akkoord te gaan met het basisreglement voor alle adviesraden toegevoegd als bijlage.
De gemeenteraad besluit akkoord te gaan om meer in te zetten op de ondersteuning van en de uitwisseling tussen de adviesraden. In dit kader zullen de nodige opleidingen, sjablonen en intervisie worden voorzien. De deskundige participatie neemt hierin een coördinerende rol op.